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En ocasiones, algunos de nuestros clientes tienen dificultad para encontrar un documento o contenido guardado desde hace mucho y emplean bastante tiempo en la búsqueda hasta que dan con él. Este es el caso, por ejemplo, cuando quieren encontrar una factura escaneada, guardada en PDF, y no recuerdan el nombre del archivo entre miles de facturas escaneadas. Otro caso, podría ser encontrar la imagen de un vehículo siniestrado y no recordar el número de expediente entre millones de clientes.  O un tercer ejemplo, podría ser encontrar la declaración de un testigo en un juicio dentro de una grabación y no se conoce cuál es entre todos los vídeos de la base de datos.

Estos clientes, se sorprenden de que hoy en día se puedan indexar formatos de archivos muy diversos. Incluso que se puedan realizar búsquedas sofisticadas que nos permitan, por ejemplo, encontrar un vídeo por lo que se dice en él, encontrar una imagen por su contenido gráfico o encontrar un PDF escaneado (imagen) por el texto que contiene. Todo esto es posible gracias a una tecnología basada en Inteligencia Artificial que se denomina: Intelligent Document Processing (IDP) o Procesamiento Inteligente de Documentos.

¿Qué significan las siglas IDP?

El Procesamiento Inteligente de Documentos o como más nos gusta llamarlo a nosotros, Procesamiento Inteligente de Contenidos -entiéndase por “contenido” tanto documentos escritos en diversos formatos, imágenes, audios, videos, como planos de edificaciones, etc.-, permite nuevas formas de poner en valor distintos tipos de formatos de documentos gracias, principalmente, a las nuevas posibilidades que la Inteligencia Artificial (IA) y el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) ofrecen.

Los beneficios del uso de un IDP suelen ser múltiples pero los dos principales podemos decir que son los siguientes. Primero, el ahorro económico que supone gracias a que los sistemas IDP permiten automatizar diferentes procesamientos. Y segundo, nos permite obtener nuevas funcionalidades ya que gracias a la IA y el PLN se puede desarrollar nuevos casos de uso que, hasta ahora, no eran posibles.

A continuación, os exponemos algunos ejemplos que manan de los beneficios que ofrece el uso de sistemas IDP:

• Clasificar de forma automática la información subida a nuestra web. Un ejemplo podría ser que la web de una aseguradora de vehículos que recibe del usuario una documentación (contrato, DNI, imágenes del vehículo, permiso circulación , etc.) que necesiten clasificar de forma automática esta documentación y guardarla.
• Extraer información de documentos recibidos en PDF. Imaginemos que en un bufete poseen documentos en PDF escaneados y necesitan encontrar cada uno de los documentos en el que aparece el nombre de su cliente.
• Buscar imágenes por similitud. Por ejemplo, un diseñador gráfico necesita encontrar en la base de datos de la agencia, archivos de imágenes similares a una gráfica que debe diseñar.
• Realizar búsquedas sobre el contenido del audio en vídeos. Volviendo al bufete de abogados, imaginemos que éste posee grabaciones de los juicios que llevan y necesitan encontrar en qué vídeo se nombra a su cliente y que hablen de un tema relevante para ellos.
• Procesar grabaciones. Imaginemos que somos un call center y necesitamos encontrar las opiniones que han expresado sus clientes que sean de interés para mejorar sus servicios.
• Y muchos ejemplos más.

Existe una gran variedad de funcionalidades y beneficios tener un sistema de IDP. Pero, ¿sabes qué elementos clave debe poseer un sistema de Procesamiento Inteligente de Documentos? A continuación, te enumeramos 10 elementos clave a tener en cuenta a la hora de contar con una plataforma de estas características.

10 elementos clave que debes tener en cuenta al contratar un sistema IDP

Un sistema IDP debe:

1. Dar soporte a flujos de movimiento de contenidos entre los distintos repositorios de datos internos o externos de la empresa. Supongamos que necesitamos mover unos documentos desde una determinada carpeta a un repositorio en Sharepoint, para ello, se puede definir de forma simple un flujo de movimiento de archivos. Siempre vamos a necesitar mover contenidos entre repositorios y debería hacerse de forma flexible y fácil.
2. Permitir la configuración de reglas de procesamientos que se puedan encadenar y formar flujos de procesamientos. En el supuesto anterior, además de los flujos de movimiento, necesitamos también un procesamiento como puede ser la extracción de datos (tags) sobre las imágenes que tenemos en el repositorio. Esta configuración puede llevarla a cabo un IDP a través de reglas de procesamientos.
3. Permitir, también, la configuración de reglas y flujos de notificación por varios canales. El IDP debe facilitar notificaciones cuando exista un procedimiento de interés: supongamos, con el ejemplo anterior, que cada vez que el sistema detecte que en una imagen aparece una persona (procesamiento), nos avise con una notificación vía mail.
4. Hacer posible el uso del/de los sistema/s de gestión documental de la empresa (ej. SharePoint, ThinkProject, etc). Un IDP es complementario al sistema de gestión documental. Por este motivo, es importante que pueda integrarse con cualquier sistema de gestión documental. Así, como en el ejemplo anterior, se podría hacer que el resultado de los flujos acaben volcándose en un repositorio de Sharepoint.
5. Hacer factible la definición de los niveles de acceso o roles, tanto a los espacios documentales como a las funcionalidades. El sistema IDP debe tener un sistema de gestión de usuario lo suficientemente flexible para que se puedan definir roles de usuarios y sus niveles de accesos. Por ejemplo, crear un perfil que solo pueda subir documentos u otro perfil con rol de editor de reglas.
6. Facilitar la incorporación de nuevos modelos de Inteligencia Artificial incluyendo el acceso a servicios de otras inteligencias de terceros. La Inteligencia Artificial y el Procesamiento del Lenguaje Natural evolucionan a un ritmo frenético. Para no quedarnos atrás, un IDP debe permitir incorporar nuevos modelos o acceder a los últimos servicios cognitivos disponibles.
7. Hacer posible la incorporación de nuevos accesos a repositorios de datos ya sea, a través de apis, ETL u otros sistemas. Lo que es válido hoy, no tiene por qué serlo mañana. Siempre vamos a necesitar incorporar nuevas fuentes de datos (tanto externas como internas) y el sistema IDP debe permitir hacerlo. Así, por ejemplo, puede que descubramos una nueva api de open data relevante para nuestros organización y el IDP debe permitir la incorporación de estos nuevos datos.
8. Incluir dashboards para que el administrador pueda evaluar mediante KPIs (métricas) el uso de la plataforma. Es importante para los administradores de la plataforma tengan acceso a métricas sobre uso de la plataforma. La forma ideal para ello es a través de un dashboard.
9. Disponer de un área de administración para poder configurar adecuadamente la plataforma por los administradores de la misma. Como ya se ha mencionado antes, el sistema IDP es dinámico (nuevos flujos, procesamientos, notificaciones, roles, etc.) y debería tener un área de administración para que esta gestión sea fácil de llevar a cabo.
10. Permitir desarrollos sobre la misma. Por muy flexible que sea una plataforma, siempre va a existir la necesidad de desarrollos ad-hoc. Por ultimo, uno de los elementos más relevantes es que, por muy potente que sea la plataforma IDP, siempre nos encontraremos con casos de uso que no serán soportados de forma directa por la misma. En esto casos, debemos de chequear si es posible contratar desarrollos a medida en el sistema IDP para cubrir estos casos de uso y que, el precio de los mismo, no sea desorbitado. Cuanto más flexible sea el proveedor, mejor. Esto permitirá adaptar cualquier aspecto de la plataforma IDP: nuevas pantallas, nuevos procesamientos, nuevos flujos, etc.